Transfert de siège social : Guide complet des démarches et formalités 2024

Le transfert de siège social est une étape cruciale dans la vie d'une entreprise, souvent synonyme de croissance ou de réorganisation. Cette procédure, bien que courante, nécessite une attention particulière et une bonne compréhension des démarches administratives à accomplir. Dans cet article, nous allons explorer en détail les différentes étapes du transfert de siège social, les documents requis, ainsi que les coûts associés à cette opération.

Comprendre le transfert de siège social

Le transfert de siège social consiste à déplacer l'adresse officielle d'une entreprise vers un nouveau lieu. Cette opération peut être motivée par divers facteurs, tels que l'expansion de l'activité, la fin d'un bail commercial, ou encore l'obligation légale de changer d'adresse après une période de domiciliation au domicile du dirigeant. 

Il est important de noter que ce processus diffère selon la forme juridique de l'entreprise. Les sociétés, telles que les SARL, SAS ou SA, doivent suivre une procédure plus complexe que les entrepreneurs individuels ou les auto-entrepreneurs, pour lesquels un simple changement d'adresse suffit.

Les étapes clés du transfert de siège social

1. La prise de décision

La première étape consiste à officialiser la décision de transfert. Pour la plupart des sociétés, cela implique la convocation d'une assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés ou actionnaires.

Convocation de l'AGE

Le dirigeant doit envoyer une convocation à tous les associés ou actionnaires, au moins 21 jours avant la date prévue de l'assemblée. Cette convocation doit inclure :

• L'objet de la réunion (assemblée générale extraordinaire)

• La date, l'heure et le lieu de l'AGE

• L'ordre du jour détaillé

• Les modalités de représentation pour les absents

Vote du transfert

Le jour de l'assemblée générale extraordinaire (AGE), les associés réunis examinent le projet de transfert de siège social. Après discussion, ils procèdent au vote en respectant les modalités de quorum et de majorité imposées par les statuts ou la loi.Conditions de vote selon la forme juridique de l’entreprise :

• SARL

  • Quorum à atteindre : ¼ des parts composant le capital social

  • Conditions de majorité : 2/3 des parts des associés présents ou représentés

• SA

  • Quorum à atteindre : 1/4 des actions ayant le droit de vote

  • Conditions de majorité : 2/3 des voix des actionnaires présents ou représentés

• SAS

  • Quorum à atteindre : Se référer aux statuts

  • Conditions de majorité : Se référer aux statuts

• EURL/SASU

  • Quorum à atteindre : Prise de décision par l’associé/actionnaire unique

  • Conditions de majorité : Prise de décision par l’associé/actionnaire unique

Attention : Dans une SARL, si le transfert s’opère à l’étranger entraînant un changement de nationalité pour l’entreprise, la décision doit être prise à l’unanimité des associés. N'hésitez pas si vous avez besoin d'autres informations ou d'une assistance supplémentaire !

Rédaction du procès-verbal

À l'issue du vote, un procès-verbal de décision doit être rédigé. Ce document officiel doit contenir :

• Les modalités de convocation de l'AGE

• La date, l'heure et le lieu de la réunion

• L'identité des participants

• Un résumé des débats

• La liste des documents présentés

• Le résultat des votes

Ce procès-verbal servira de justificatif lors des démarches administratives ultérieures.

2. Mise à jour des statuts

Une fois la décision prise, il est nécessaire de mettre à jour les statuts de l'entreprise pour y intégrer la nouvelle adresse du siège social. Cette étape est cruciale et requiert une attention particulière, car toute erreur peut entraîner le rejet du dossier par l'administration.

Il est souvent recommandé de faire appel à un expert en formalités d'entreprises pour s'assurer que cette mise à jour est effectuée correctement. Cela permet d'éviter les erreurs et les retards potentiels dans le processus de transfert.

3. Publication d'un avis de modification

La transparence étant un principe fondamental dans le monde des affaires, il est obligatoire de publier un avis de modification dans un journal d'annonces légales habilité. Cette publication permet d'informer les tiers du changement d'adresse de l'entreprise. L'avis de modification doit contenir les informations suivantes :

• La mention "transfert de siège social"

• La dénomination sociale de l'entreprise et son sigle éventuel

• L'identité du représentant légal

• La forme juridique de l'entreprise

• Le montant du capital social

• Le numéro SIREN

• L'ancienne et la nouvelle adresse du siège social

• La mention "RCS" suivie du nom de la ville du greffe d'immatriculation

• Le nom du nouveau greffe compétent après le déménagement

Cas particulier du transfert dans un autre département

Si le transfert s'effectue vers un autre département, deux annonces légales distinctes doivent être publiées : une dans le département d'origine et une dans le nouveau département. Cela implique des frais supplémentaires, mais assure une information complète dans les deux zones géographiques concernées.

4. Déclaration en ligne sur le Guichet unique INPI

La dernière étape consiste à enregistrer officiellement le changement d'adresse auprès des services administratifs. Depuis le 1er janvier 2023, cette démarche s'effectue entièrement en ligne via le Guichet unique de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle)

.Pour effectuer cette déclaration, suivez ces étapes :

1. Créez un compte sur la plateforme du Guichet unique INPI

2. Sélectionnez "Formalités d'entreprises" puis "Modification"

3. Remplissez le formulaire en ligne avec les détails de votre entreprise et la nouvelle adresse

4. Téléchargez les justificatifs requis

5. Soumettez votre déclaration et payez les frais associés par carte bancaire

Une fois votre dossier validé, les administrations concernées mettront à jour l'extrait Kbis et le Répertoire national des entreprises (RNE) avec la nouvelle adresse de votre siège social.

Documents nécessaires pour le transfert de siège social

Pour que votre déclaration de transfert soit acceptée, vous devrez fournir les documents suivants au format numérique :

1. Le procès-verbal de l'assemblée générale décidant du transfert

2. Les statuts mis à jour

3. L'attestation de parution de l'annonce légale (ou des annonces en cas de changement de département)

4. Un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, contrat de domiciliation, titre de propriété, etc.)

5. La liste des anciens sièges sociaux occupés depuis l'immatriculation de l'entreprise

Si la démarche est effectuée par un tiers, un mandat doit également être fourni pour justifier cette délégation.

Coûts associés au transfert de siège social

Le transfert de siège social engendre plusieurs types de frais qu'il convient de prendre en compte dans votre budget :

Frais administratifs

Les frais administratifs s'élèvent à environ 192,01€ TTC et se décomposent comme suit :

• 46,82€ pour l'inscription modificative au RCS

• 5,90€ pour l'INPI

• 116€ pour la publication au BODACC

• 13,93€ pour le dépôt d'actes

• TVA applicable

Frais de mise à jour des statuts

Si vous faites appel à un professionnel pour la mise à jour des statuts, comptez :

• Entre 150 et 300€ HT pour un prestataire en ligne spécialisé

• Plus de 1000€ pour un avocat ou un autre professionnel du droit

Frais d'annonces légales

Le coût de publication d'une annonce légale varie selon les départements et les supports choisis. N'oubliez pas que ces frais sont doublés en cas de changement de département.

Frais annexes

N'oubliez pas de budgétiser les coûts liés à la mise à jour de vos supports de communication (cartes de visite, site web, papier à en-tête, etc.) ainsi que les éventuels frais d'envoi de notifications à vos partenaires commerciaux.

Conclusion : L'importance d'un transfert de siège social bien mené

Le transfert de siège social est une opération qui, bien que courante, nécessite une attention particulière et une bonne organisation. En suivant scrupuleusement les étapes décrites dans cet article, vous vous assurez de réaliser cette démarche en conformité avec la réglementation en vigueur.

Il est crucial de ne négliger aucune étape, de la prise de décision initiale à la déclaration finale auprès de l'INPI, en passant par la mise à jour des statuts et la publication des annonces légales. Chaque détail compte pour garantir la validité et l'efficacité de votre transfert de siège social.N'oubliez pas que cette procédure peut avoir des implications importantes sur le plan fiscal, social et commercial. Il est donc recommandé de bien planifier cette opération et, si nécessaire, de faire appel à des professionnels expérimentés pour vous accompagner tout au long du processus.

Chez Legalis, nous comprenons l'importance de cette démarche pour votre entreprise. Notre équipe d'experts en formalités administratives est à votre disposition pour vous guider à chaque étape du transfert de votre siège social. Nous nous engageons à simplifier ce processus complexe, vous permettant ainsi de vous concentrer sur le développement de votre activité.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services d'accompagnement pour le transfert de siège social ? N'hésitez pas à consulter les avis de nos clients satisfaits et à nous contacter pour un accompagnement personnalisé. Ensemble, assurons la croissance et la conformité de votre entreprise !